Mengapa Anda harus memberikan DAM tentang Manajemen Arsip? – Manajemen arsip adalah keahlian yang diremehkan, terutama di dunia digital saat ini. Namun, kenyataannya adalah bahwa bisnis dari semua ukuran mulai menyadari nilai konten arsip, dan mulai lebih menekankan pada penggaliannya.
Mengapa Anda harus memberikan DAM tentang Manajemen Arsip?
inarchive – Kapasitas penyimpanan global mencapai 6,7 zettabytes pada tahun 2020 dan diperkirakan akan tumbuh setiap tahun sebesar 19,2%. Data Statista lainnya menunjukkan bahwa kapasitas ini akan berlipat ganda dengan cepat, meningkat menjadi sekitar 13,2 zettabytes pada tahun 2024. Tetapi menyimpan data adalah satu hal. Memiliki kemampuan untuk mencari melalui arsip digital yang terus berkembang adalah hal lain.
Melansir imagen, Di situlah perangkat lunak manajemen arsip masuk. Konsep sentral di balik manajemen arsip sederhana – ketika aset tidak lagi mutakhir, mereka disimpan untuk menghemat ruang. Namun, meskipun proses ini membantu untuk merampingkan operasi sehari-hari, dan memastikan bahwa aset terbaru dan dengan permintaan tinggi berada di depan dan tengah, ada risiko bahwa sejumlah besar nilai IP dan media yang berguna dapat dibuang ke dalam arsip dan kemudian dilupakan.
Baca juga : Solusi Pembenahan Arsip Administrasi Perkantoran
Manajemen arsip merangkum serangkaian proses dan teknologi yang memastikan aset yang diarsipkan dapat dengan mudah diidentifikasi dan diambil untuk digunakan kembali atau digunakan kembali.
Manajemen arsip: Manfaat utama
Ada banyak manfaat dari manajemen arsip, tidak hanya memperlancar dan meningkatkan alur kerja sehari-hari, tetapi juga memastikan bahwa nilai yang cukup besar dari aset lama tidak hilang.
● Satu sumber kebenaran: Salah satu contoh nyata adalah menghindari duplikasi aset, terutama di organisasi yang lebih besar, di mana tidak semua tim internasional mungkin secara otomatis mengetahui inisiatif dan kampanye regional.
● Kepatuhan: Namun, duplikasi dapat meluas jauh melampaui aset itu sendiri, terutama di lingkungan hak media yang kompleks saat ini, di mana sekadar memiliki gambar atau klip video sering kali hampir tidak berguna dalam konteks strategi pemasaran organisasi besar tanpa memenuhi pertimbangan kepatuhan.
● Discovery and re-use: Metadata berkualitas tinggi adalah elemen penting dalam sistem manajemen aset digital (DAM) yang layak dan inti dari manajemen arsip – yaitu kemampuan untuk menemukan, dan menemukan kembali, aset digital. Lagi pula, 37% profesional pemasaran yang berbasis di Inggris yang kami tanyakan dalam Laporan Teknologi Pemasaran Imagen 2021 mengatakan bahwa mereka perlu beberapa menit untuk menemukan aset. Selanjutnya 21% tidak yakin di mana menemukan file yang benar.
Teknologi baru membawa cara berpikir baru
Dalam arsitektur media tradisional, aset baru dan aset saat ini mungkin disimpan di hard drive jaringan, dengan proses pengarsipan yang terdiri dari pemindahan kumpulan aset lama yang jarang diakses ke media penyimpanan offline, seperti tape.
Namun, dengan turunnya biaya penyimpanan cloud dan jaringan komunikasi yang semakin cepat, kebutuhan untuk mengarsipkan aset secara fisik semakin tidak diperlukan. DAM saat ini menggunakan lebih banyak pendekatan berlapis, dengan tautan tingkat atas langsung ke aset dan kolaborasi ‘langsung’ saat ini, dan tautan tingkat bawah atau penelusuran semantik yang kuat untuk mengakses konten ‘arsip’.
Gaya struktur cloud ini memungkinkan proyek dan alur kerja saat ini untuk berdampingan dengan konten yang lebih lama tanpa perlu menerapkan proses khusus ke aset yang lebih lama, memotong sejumlah besar pekerjaan untuk mengidentifikasi, mengklasifikasikan, dan memindahkan aset ‘arsip’. Dengan metadata berkualitas tinggi dan bantuan alat seperti ucapan ke teks, konten yang relevan dapat muncul dengan cepat dan digunakan kembali jika diperlukan, semuanya tanpa proses tambahan yang rumit dan fragmentasi alur kerja.
Pertanyaan besarnya: ROI
Satu pertanyaan yang akan menginformasikan nilai spesifik dari manajemen arsip adalah sumber aset bisnis Anda. Apakah mereka dibuat di rumah, dibangun dan dipasok oleh vendor dan kontraktor eksternal, atau ditugaskan dari agensi? Sementara semua sumber ini memiliki nilai yang melekat, dua yang terakhir mungkin memiliki jejak kertas ROI yang lebih jelas, sedangkan penilaian pembuatan internal mungkin turun ke jam kerja atau serupa.
Namun, dalam hal agensi dan biaya pembuatan eksternal, tidak sulit untuk memahami seberapa cepat manajemen arsip akan mulai membayar dividen, terutama dalam konteks global.
Salah satu klien Imagen, BP, sangat ingin menemukan solusi DAM untuk mengelola dan berbagi lebih dari 20.000 jam konten video, secara global. Konten tersebut diproduksi terutama di dalam perusahaan, tetapi juga oleh agensi eksternal. Pada saat implementasi, ini melibatkan 100TB konten yang diarsipkan – volume yang cukup besar untuk ditangani tanpa DAM yang dirancang dengan baik. Dalam hal ini, nilainya adalah aksesibilitas global dan kemudahan akses konten bagi pemangku kepentingan BP internal dan eksternal.
Kekuatan proses
Apa pun ukuran organisasinya, ada manfaat nyata yang dapat diwujudkan dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen arsip – terutama dalam hal merampingkan proses siklus hidup aset internal. Meskipun ini berbeda untuk setiap perusahaan, dan selanjutnya disesuaikan dengan sektor tertentu, ada berbagai pertanyaan penting yang perlu dipertimbangkan:
1. Apa sumber utama aset perusahaan (yaitu internal vs enternal)?
2. Apa kriteria seleksi yang digunakan?
3. Seberapa tahan masa depan kriteria itu?
4. Bagaimana aset akan diserap ke dalam DAM? Sebagai contoh; apakah prosesnya fleksibel, tetapi cukup mendetail untuk memastikan bahwa metadata berkualitas tinggi ditangkap dan ditautkan ke aset pada titik pengunggahan?
Yang terakhir ini adalah poin penting, karena tanpa metadata, menemukan aset yang relevan di masa depan akan lebih beruntung daripada penilaian, merusak nilai arsip. Meskipun sistem DAM berkualitas baik seperti Imagen Pro menawarkan kepada admin kemampuan untuk memodifikasi metadata secara massal, memastikan bahwa unggahan individu dari pemangku kepentingan sudah selengkap mungkin menghemat banyak jam kerja kemudian.
Terakhir, pelestarian aset mungkin merupakan bagian dari keseluruhan strategi – aset mana yang perlu dipertahankan, dan untuk berapa lama? Apakah ini proses yang hemat biaya dan berkelanjutan dalam hal beban kerja dan penyimpanan yang berkelanjutan? Memikirkan jangka panjang sebagai bagian dari proses siklus hidup aset sangat penting untuk memastikan bahwa nilai maksimum dapat diambil dari aset.
Dapatkan hasil maksimal dari arsip Anda
Meskipun manajemen arsip mungkin tampak rumit pada pandangan pertama, dengan sistem yang tepat, itu bisa menjadi sederhana dan mudah. Peran DAM yang terkonfigurasi dengan baik adalah yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda besok dan di masa depan. Tetapi tugas pertamanya adalah meningkatkan dan menyeimbangkan kembali alur kerja saat ini.