Fitur Perangkat Lunak Pengarsipan Email

Fitur Perangkat Lunak Pengarsipan Email post thumbnail image

Fitur Perangkat Lunak Pengarsipan Email – Keputusan untuk mengadopsi solusi pengarsipan email tertentu harus didasarkan pada berbagai faktor ukuran perusahaan Anda, persyaratan penyimpanan Anda, dan yang terpenting, kewajiban hukum Anda berdasarkan undang-undang kepatuhan seperti HIPAA atau Sarbanes-Oxley.

Fitur Perangkat Lunak Pengarsipan Email

inarchive – Untuk membantu Anda menemukan perangkat lunak pengarsipan yang tepat untuk bisnis Anda, kami membuat daftar fitur perangkat lunak pengarsipan email yang harus dimiliki yang relevan untuk kepatuhan dan penemuan. Jika Anda memerlukan titik referensi cepat, gulir ke bawah hingga akhir untuk daftar periksa fitur perangkat lunak pengarsipan email.

Fitur alat pengarsipan email: Mengapa itu penting

Untuk usaha kecil dan menengah, terutama yang tidak beroperasi di industri yang diatur, pengarsipan email akan menjadi alat produktivitas dan cara yang bagus untuk memindahkan email lama dari server email yang kelebihan beban ke lokasi yang aman di mana Anda dapat mengelola data ini secara efektif. Ketergantungan pada file PST akan berkurang sementara administrator akan dapat mencari arsip untuk pesan tertentu sesuai permintaan.

Baca Juga : 6 Alasan Perusahaan Harus Mengarsipkan Situs Web Mereka 

Dalam bisnis yang lebih besar, alasan yang diberikan masih berlaku, tetapi masalah kepatuhan cenderung menjadi pendorong utama pengarsipan email. Untuk tujuan ini, petugas kepatuhan dan administrator harus memiliki kemampuan untuk mengakses dan mengambil email dalam hitungan menit, tanpa harus memanggil tim SWAT atau menelusuri file cadangan yang rumit. Dengan kata lain, solusi pengarsipan premium harus memiliki kemampuan penemuan yang hebat.

Terlepas dari apakah organisasi Anda memilih alat pengarsipan atau solusi pengarsipan email berbasis cloud, ada fitur perangkat lunak tertentu yang harus Anda cari untuk memastikan pengelolaan dan kepatuhan arsip yang tepat.

Sebagai aturan praktis, perangkat lunak pengarsipan email yang baik harus cepat dan memungkinkan Anda mengelola data tanpa membuat Anda pusing.

Itu harus mudah digunakan dan memiliki antarmuka intuitif yang memungkinkan pengarsipan yang mudah.

Untuk memeriksa kotak eDiscovery dan mencegah perusakan dan pemusnahan bukti, Anda harus mencari pengarsip email yang sepenuhnya aman dan anti-rusak.

Dengan perangkat lunak pengarsipan email yang dirancang dengan baik, pengguna Anda tidak perlu lagi membuka buku petunjuk. Terlepas dari kesederhanaan dan desain yang berpusat pada pengguna, perangkat lunak pengarsipan Anda perlu memiliki fitur canggih yang memungkinkan Anda menemukan dan mengambil file dengan mudah.

Karena itu, mari kita lihat fitur utama yang perlu dimiliki alat pengarsipan Anda.

Mesin Pencari Komprehensif

Solusi pengarsipan email Anda harus memiliki mesin telusur yang fleksibel, komprehensif, dan mudah digunakan. Ini akan memberi administrator dan karyawan kemampuan untuk mencari pesan email atau percakapan tertentu.

Fungsionalitas pencarian yang baik akan berisi berbagai kriteria pencarian dan dapat mencari melalui .pdf dan lampiran kata.
Jika Anda mendapatkan sejumlah besar hasil, harus ada opsi yang disebut “subsearch” atau “search in a search” yang akan membantu Anda mempersempit hasil Anda.
Agar pengguna dapat mengelola arsip dengan tepat, pencarian harus digabungkan dengan berbagai opsi pesan seperti ekspor, teruskan, cetak, pulihkan, dll.
Namun, fungsi pencarian klasik tidak akan membantu Anda jika Anda mencari satu pesan email yang sulit dipahami dan menelusuri seluruh organisasi.

Itulah mengapa sangat penting bahwa pengarsip email Anda memiliki fungsi pencarian lanjutan. Ini dirancang untuk membantu petugas kepatuhan dan admin melakukan pencarian yang lebih kompleks dan menuntut.

Ini memungkinkan Anda menyusun pencarian dengan lebih baik, menggabungkan beberapa opsi pencarian dan operator dengan menambahkan bidang dan blok untuk menentukan email yang tepat di jutaan email lainnya. Pencarian lanjutan memberi Anda sejumlah hasil yang dapat dikelola bahkan jika Anda mencari melalui terabyte data email.

Pengindeksan yang Memadai

Ketika email mencapai sistem pengarsipan, itu dibaca berdasarkan daftar kriteria yang ditentukan. Sistem kemudian membuat daftar istilah (disebut indeks) yang dapat digunakan sebagai kriteria pencarian nantinya.

Solusi pengarsipan yang baik akan dapat mencari tidak hanya berdasarkan kriteria umum seperti subjek email, pengirim dan penerima, tetapi juga mencari lampiran, percakapan, ukuran pesan dan ukuran lampiran.

Fitur ini sangat penting karena memfasilitasi pencarian Anda dan pada akhirnya meningkatkan respons eDiscovery Anda dengan memungkinkan ekstraksi cepat dari catatan yang tepat untuk mendukung permintaan hukum dan permintaan internal untuk data.

Banyak solusi melakukan pekerjaan yang cukup baik dalam mengindeks kriteria header email dan isi pesan, tetapi sangat sedikit yang benar-benar dapat mengindeks lampiran, apalagi mencari melalui file zip. Terkadang informasi penting bisnis yang Anda cari terletak pada dokumentasi terlampir, jadi pastikan solusi pengarsipan email Anda dapat mengindeks dan menelusuri file-file ini juga.

Kebijakan Retensi Email yang Dapat Disesuaikan

Kebijakan retensi email sangat bergantung pada peraturan pemerintah, negara bagian, dan industri yang mendorong pengarsipan email dan dapat berbeda secara signifikan dari satu negara bagian ke negara bagian lainnya.

Petugas kepatuhan dan tim hukum bertanggung jawab untuk mempelajari undang-undang yang relevan dan membuat kebijakan pengarsipan email yang mencerminkannya.

Solusi pengarsipan email dengan manajemen kebijakan yang baik tidak hanya akan memungkinkan Anda untuk mengatur dan mengotomatisasi kebijakan tertentu, tetapi juga menghilangkan kemungkinan kesalahan manusia dan mencegah gangguan pada data yang diarsipkan.

Setelah periode penyimpanan berakhir, data akan dihapus secara otomatis dari sistem Anda (biasanya setelah 7 tahun), karena tidak lagi diperlukan untuk tujuan kepatuhan. Anda juga akan mendapatkan manfaat tambahan dari ruang penyimpanan baru.

Akses Arsip

Terakhir, arsip email harus memiliki fitur yang memungkinkan perusahaan menggunakan arsip sebagai gudang pengetahuan. Dengan cara ini, pengguna yang berwenang dapat mengekstrak pesan dan data darinya saat diperlukan. Manfaat fitur ini adalah memungkinkan pengguna yang berwenang untuk melakukan pekerjaan mereka tanpa perlu berkonsultasi atau mengganggu staf TI mana pun.

Solusi pengarsipan email yang baik juga dilengkapi dengan peran pengguna yang dapat dikonfigurasi. Ini berarti Anda dapat menentukan sendiri tingkat akses untuk mengontrol izin dan akses ke arsip.

Pengguna akhir biasanya hanya memiliki akses ke kotak surat mereka, sementara administrator dan petugas kepatuhan memiliki izin khusus dan dapat menelusuri email semua orang.

Fitur jejak audit memungkinkan anggota staf yang bertanggung jawab untuk memantau dan merekam aktivitas pengguna, yang sangat penting dalam mencegah upaya menghapus atau mengubah beberapa informasi yang berpotensi memberatkan.

Tags: ,