Panduan Untuk Pengarsipan Data Anda

Panduan Untuk Pengarsipan Data Anda post thumbnail image

Panduan Untuk Pengarsipan Data Anda – Banyak bisnis dan individu menyimpan banyak data, terutama setelah bertahun-tahun berbisnis. Di beberapa industri, sangat penting bahwa informasi ini diatur dan disimpan untuk pengambilan nanti. Proses menyimpan dan mengatur data ini disebut pengarsipan data.

Panduan Untuk Pengarsipan Data Anda

inarchive – Arsip data hanyalah kumpulan data atau informasi yang disimpan secara terorganisir. Informasi ini dapat diakses dengan cepat untuk pengambilan nanti atau permintaan kepatuhan. Di dunia teknologi, arsip berbeda dengan cadangan.

Cadangan lebih fokus pada kecepatan. Ini adalah informasi yang dapat dengan cepat diambil untuk diedit atau diperbarui. Arsip, di sisi lain, diisi dengan data yang tidak lagi diperbarui atau direvisi. Ini adalah dokumen statis yang disimpan untuk dokumentasi dan pencatatan.

Manfaat – Mengapa Mengarsipkan Data?

Pengarsipan data terutama digunakan untuk menghilangkan kebutuhan akan cadangan besar. Meskipun sebaiknya mencadangkan data yang Anda gunakan secara teratur, data yang tidak digunakan selamanya dapat dipindahkan ke arsip dan disimpan. Selain itu, biaya penyimpanan untuk pengarsipan data biasanya lebih murah daripada penyimpanan utama karena berfokus pada kapasitas besar, bukan kecepatan.

Baca Juga : Membuat Arsip Dengan Mudah Menggunakan WinRAR

Manfaat utama dari pengarsipan data adalah kemampuannya untuk tetap teratur. Baik Anda seorang wiraswasta profesional, eksekutif utama untuk sebuah perusahaan besar, atau sekadar mencoba melacak riwayat keluarga Anda, mengarsipkan data Anda akan memastikan bahwa Anda menyimpan foto, dokumen, dan media lain dengan aman untuk jangka panjang saat masih dapat dengan mudah menemukan dan mengaksesnya untuk digunakan nanti.

Pengarsipan Data Online vs. Offline

Saat memulai sistem pengarsipan data Anda sendiri, Anda harus memutuskan jenis penyimpanan yang ingin Anda gunakan. Ada beberapa opsi berbeda untuk penyimpanan data online dan offline. Mari kita tinjau beberapa di antaranya.

Media Seluler

Banyak orang memilih untuk menyimpan data mereka di perangkat media seluler seperti USB, hard drive eksternal , kaset, CD, DVD, dan sejenisnya. Ada keuntungan dan kerugian masing-masing tetapi hal utama yang perlu Anda sadari adalah bahwa pengarsipan data melalui media seluler memberi Anda kemampuan untuk membawa dokumen-dokumen itu ke mana pun Anda pergi. Misalnya, jika Anda seorang fotografer dan Anda bertemu dengan klien untuk pertama kalinya, Anda mungkin ingin membawa hard drive eksternal Anda.

Jika Anda secara konsisten mengarsipkan foto dan menyimpannya di drive tersebut, Anda akan dapat dengan cepat mengakses dan memamerkan karya Anda kepada calon klien. Mereka juga akan senang melihat Anda begitu terorganisir, memberi Anda lebih banyak kredibilitas dan otoritas di bidang Anda.

Penyimpanan awan

Pilihan populer lainnya untuk pengarsipan data adalah penyimpanan cloud. Penyimpanan cloud adalah tindakan menyimpan data Anda dalam antarmuka yang di-host dan dikelola oleh perusahaan lain. Salah satu contoh sederhana penyimpanan cloud yang digunakan banyak orang setiap hari adalah Google Drive.

Alat ini disinkronkan dengan akun Gmail Anda jadi jika Anda memilikinya, Anda juga memiliki akses ke Google Drive. Alat ini memungkinkan pengguna untuk secara efisien menyimpan, menambah, berbagi, dan mengedit dokumen, spreadsheet, foto, pdf, dll. dan untuk orang biasa, ini adalah penyimpanan yang cukup. Google Drive juga memiliki aplikasi untuk Android dan iOS sehingga file juga dapat dikelola dari perangkat seluler.

Profesional mungkin ingin melihat ke penyedia penyimpanan cloud lain yang lebih besar dan kuat seperti Carbonite. Carbonite adalah penyedia penyimpanan cloud yang menawarkan penyimpanan cloud tanpa batas dan berbagai paket berbeda untuk bisnis dan individu. Layanan seperti ini sering kali memiliki biaya bulanan atau tahunan, tetapi jika Anda membutuhkan penyimpanan cloud yang aman, biaya tersebut layak untuk melindungi data Anda.

Menjadi Terorganisir

Setelah Anda menentukan jenis sistem penyimpanan pengarsipan data yang Anda inginkan, saatnya untuk mengatur dan membuat sistem penamaan file. Membuang semua data Anda ke dalam folder di Dropbox atau hard drive eksternal Anda adalah satu hal, dan itu adalah hal lain sepenuhnya untuk menggambarkan dan memisahkan data itu menjadi potongan-potongan logis.

Misalnya, Anda memiliki 2.000 foto di komputer yang ingin Anda arsipkan dengan penyimpanan cloud. Sebelum Anda membuang semuanya ke cloud, buat folder individual dengan format yang jelas. Buat folder individual berlabel “FOTO 2016” dan di dalam folder itu, pisahkan data Anda lebih jauh ke dalam folder terpisah seperti “REUNI KELUARGA” atau “LULUS.”

Tidak ada cara yang salah untuk menggunakan sistem penamaan file cukup gunakan yang paling sesuai untuk Anda! Jika Anda memerlukan saran atau bantuan untuk memulai pengarsipan data Anda, jelajahi blog kami untuk informasi lebih lanjut.