Panduan Terbaik untuk Mengarsipkan dan Menyimpan File

Panduan Terbaik untuk Mengarsipkan dan Menyimpan File post thumbnail image

Panduan Terbaik untuk Mengarsipkan dan Menyimpan File – Pengarsipan file telah menjadi suatu keharusan bagi perusahaan modern. Ini adalah bagian mendasar dari kontrol dokumen , memungkinkan perusahaan untuk memantau dan mengelola pembuatan, distribusi, dan aksesibilitas dokumentasi penting.

Panduan Terbaik untuk Mengarsipkan dan Menyimpan File

inarchive – Jadi bagaimana Anda menerapkan pengarsipan file di organisasi Anda? Panduan ini akan merinci elemen-elemen penting dan bagaimana memastikan Anda memiliki prosedur yang tepat.

File arsip adalah kumpulan data untuk tujuan menyimpannya untuk akses nanti. File yang diarsipkan adalah file komputer yang biasanya berisi beberapa file komputer lain, termasuk metadata. Pada dasarnya, banyak file komputer yang dikompres menjadi satu, membuatnya lebih mudah untuk menyimpan informasi dengan lebih sedikit ruang yang dibutuhkan.

Pengarsipan file adalah kunci untuk manajemen arsip yang baik untuk organisasi mana pun karena ini mencegah data penting yang mungkin perlu diingat kemudian hilang seiring waktu.

Baca Juga : Berbagai Jenis Pengarsipan Data dan Mengapa Anda Harus Melakukannya

Bagaimana mengelola file yang diarsipkan

Proses pengarsipan dokumen sangat mudah, tetapi seorang manajer harus berhati-hati agar proses dilakukan dengan benar untuk menghindari kerusakan atau kehilangan data dan informasi penting.

Dapatkan sistem manajemen dokumen

Pengarsipan komputer dimulai dengan sistem manajemen dokumen, jadi jika Anda tidak memilikinya, Anda harus mendapatkannya. Perangkat lunak sistem pengarsipan elektronik tersedia dari berbagai vendor. Beberapa solusi teratas yang ditinjau oleh The Blueprint termasuk DocSend , M-Files , dan Box .

Dengan solusi perangkat lunak yang baik, Anda tidak perlu melakukan sebagian besar tugas pengarsipan secara manual, dan ini akan menjadi penghemat waktu bagi organisasi Anda. Sistem ini juga mengamankan file Anda agar tidak jatuh ke tangan yang salah, baik secara internal maupun dari ancaman eksternal dari peretas.

Buat proses pengarsipan

Untuk membuat sistem pengarsipan arsip, Anda harus membuat proses untuk organisasi Anda. Draf manual yang menyatakan dokumen mana yang harus diarsipkan dan proses untuk mencapainya berdasarkan jenis perangkat lunak yang Anda gunakan. Anda mungkin memiliki sistem pengarsipan terpisah untuk kontrak, data produk, informasi pelanggan, dan jenis data lainnya. Dapatkan umpan balik dari tim Anda sebelum menerapkan proses baru ini untuk memastikan Anda mencakup semua basis Anda.

Standarisasi proses

Anda harus menstandardisasi proses dalam sistem manajemen dokumen Anda di seluruh siklus hidup konten untuk menjamin bahwa setiap orang dapat mengakses file yang diarsipkan. Misalnya, jika ekstensi file arsip berbeda menurut departemen, Anda akan mengalami hambatan yang tidak perlu. Pastikan tidak ada perbedaan substantif dalam proses pengarsipan di seluruh departemen.

Pastikan sistem dapat diakses oleh semua

Kemampuan untuk mengarsipkan informasi tidak boleh terbatas pada beberapa pemangku kepentingan. Setiap orang yang membuat dan menyebarkan informasi harus memiliki kemampuan untuk mengarsipkan file dan data untuk memastikan tidak ada yang hilang.

Konfigurasi sistem pengarsipan Anda harus ramah pengguna dan intuitif untuk tim Anda. Itu harus diatur sehingga siapa pun dapat mengarsipkan file dengan benar dan mengambil file dengan mudah. Perangkat lunak Anda harus menangani banyak hal ini, tetapi Anda mungkin perlu mengambil beberapa langkah khusus tergantung pada kebutuhan organisasi Anda.

Kegiatan audit

Setiap platform perangkat lunak manajemen dokumen yang Anda pilih harus secara otomatis melacak aktivitas, apakah itu menentukan pengguna mana yang mengunggah file apa dan kapan, atau pengguna mana yang mengakses file yang diarsipkan dan membuat perubahan. Lacak aktivitas ini untuk melihat bahwa tim Anda menggunakan sistem dengan benar dan file diakses dan diunggah oleh individu yang sesuai.

Tinjau dan sesuaikan

Secara teratur mungkin setiap tiga bulan tinjau proses pengarsipan dalam sistem pengarsipan elektronik Anda dan tentukan bagaimana hal itu melayani organisasi Anda. Apakah memakan banyak waktu untuk mengarsipkan file? Bisakah orang mengakses file-file ini dengan mudah? Apakah pengguna yang tidak sah diizinkan untuk mengakses file yang seharusnya dibatasi untuk individu tertentu?

Tentukan apakah ada perubahan yang perlu dilakukan pada proses Anda dan kemudian buatlah. Lanjutkan untuk meninjau proses secara berkala.

Saat Anda membuat arsip, Anda membuat gudang informasi yang sangat besar yang mungkin sulit untuk dikelola. Kiat – kiat manajemen dokumen bisnis ini akan membantu Anda menghindari jebakan.

Tentukan kepemilikan

Jika tidak ada yang bertanggung jawab, tidak ada yang dapat dimintai pertanggungjawaban jika file tidak diarsipkan dengan benar, atau jika dokumen diakses oleh pengguna yang tidak berwenang. Anda harus menetapkan kepemilikan file dan data tertentu dan mendelegasikan tanggung jawab kepada individu tersebut dengan menjelaskan apa yang harus mereka lakukan dengan file tersebut.

Jika orang memahami harapan dan Anda memberikan arahan yang jelas, Anda akan menemukan bahwa tim Anda akan lebih mudah mematuhi proses baru.

Akses kontrol

Secara umum, bukan ide yang baik untuk memberikan semua orang di organisasi Anda akses ke semua file yang diarsipkan. Misalnya, Anda mungkin tidak ingin karyawan tingkat rendah memiliki akses ke data keuangan perusahaan yang sensitif. Tempatkan batasan yang diperlukan pada siapa yang memiliki akses ke data yang diarsipkan untuk memastikannya dilindungi.

Simpan data di lokasi yang aman, dan tingkatkan langkah-langkah keamanan secara konsisten. Platform perangkat lunak Anda harus memungkinkan Anda untuk mengatur izin untuk file tertentu.

Buat kerangka waktu

Haruskah Anda menyimpan file selamanya, atau haruskah itu memiliki tanggal kedaluwarsa? Putuskan berapa lama file disimpan berdasarkan informasi apa yang ada di dalamnya, dan tuliskan itu ke dalam proses Anda. Beri seseorang tanggung jawab untuk memantau tanggal tersebut dan menghapus file bila perlu jika perangkat lunak Anda tidak melakukan ini secara otomatis.

Misalnya, Anda dapat menyimpan data mentah tanpa batas waktu, tetapi analisis data tersebut hanya beberapa tahun sebelum menjadi usang dan tidak lagi berguna.