Mengapa Pengarsipan Dokumen Penting?

Mengapa Pengarsipan Dokumen Penting? post thumbnail image

Mengapa Pengarsipan Dokumen Penting? – Pengarsipan dokumen menyimpan informasi secara aman (baik format digital maupun kertas) yang tidak lagi Anda gunakan secara teratur.

Mengapa Pengarsipan Dokumen Penting?

Ini penting karena:

  • menghentikan Anda kehilangan data
  • memastikan hanya orang yang tepat yang dapat mengakses dokumen yang tepat
  • membuat dokumen tetap teratur dan mudah diakses
  • menghemat ruang penyimpanan yang berharga di kantor Anda dan di server Anda
  • membantu bisnis Anda memenuhi persyaratan hukum untuk audit

inarchive – Alasan utama untuk mengarsipkan dokumen Anda adalah untuk menghindari kehilangan data

Melansir russellrichardson, Semua dokumen rentan untuk dihancurkan atau dirusak (jika digital), baik secara jahat, karena kecelakaan, atau karena bencana alam, seperti banjir atau kebakaran.

Dokumen elektronik dapat dikompromikan dengan:

  • ancaman keamanan
  • kegagalan perangkat lunak atau perangkat keras
  • Masalah listrik
  • kerusakan komputer

Dokumen kertas dapat hilang melalui:

  • pencurian
  • kesalahan manusia
  • tindakan Tuhan

Mengarsipkan dokumen dengan benar mencegah semua ini, memberi Anda ketenangan pikiran dan memastikan bahwa, jika hal terburuk terjadi, data Anda tidak akan terpengaruh.

Baca juga : Mengapa Anda harus memberikan DAM tentang Manajemen Arsip?

5 alasan mengapa pengarsipan dokumen penting

1. Data terorganisir dengan baik sehingga lebih mudah untuk menemukan dokumen yang tepat saat Anda membutuhkannya

Mengarsipkan dokumen dengan benar berarti karyawan Anda memiliki akses cepat dan aman ke informasi yang mereka butuhkan, sehingga mengurangi waktu henti dan lebih sedikit penundaan.

Banyak perusahaan memilih untuk menggunakan perangkat lunak manajemen arsip untuk menyimpan, mengelola, dan mengakses arsip mereka.

Perangkat lunak manajemen arsip memiliki beberapa manfaat:

  • Anda dapat mengakses dokumen digital dengan aman dari mana saja dengan koneksi internet
  • Anda dapat memperoleh pembaruan waktu nyata ketika anggota staf mengakses atau mengubah dokumen atau meminta dokumen tersebut diambil
  • Anda masih dapat mengakses salinan cetak jika diperlukan. Perusahaan pengarsipan dokumen seperti Russell Richardson akan dengan aman mengirimkan dokumen cetak secara langsung hanya dalam beberapa jam
  • Anda dapat membuat kebijakan manajemen arsip untuk menguraikan bagaimana dan di mana dokumen harus disimpan. Ini akan menetapkan apa yang perlu dilakukan bisnis Anda untuk mematuhi praktik terbaik manajemen arsip, sehingga arsip ditangani dengan benar setelah siap diarsipkan.
  • Anda dapat mengetahui lebih lanjut tentang membuat kebijakan manajemen arsip untuk perusahaan Anda dengan panduan praktik terbaik kami untuk manajemen arsip.

2. Catatan dapat dengan mudah diaudit dan diambil karena alasan hukum audit

Audit melibatkan pemeriksaan catatan bisnis Anda untuk memastikan keakuratannya. Audit dapat dilakukan secara internal oleh seorang karyawan, atau secara eksternal oleh HM Revenue & Customs (HMRC). Jika Anda diaudit secara eksternal, HMRC ingin melihat dokumen seperti:

  • formulir pengeluaran dan kuitansi
  • notulen rapat dewan
  • laporan penggajian
  • kontrak
  • catatan pengeluaran kas

Jika Anda tidak dapat memberikan dokumen ini, Anda:

berisiko membuat proses audit lebih lama dan lebih mahal—misalnya, untuk memverifikasi keuangan perusahaan, Anda mungkin harus mengumpulkan kesaksian lisan atau pernyataan tertulis dari karyawan dan orang yang berbisnis dengan Anda
dapat didenda—Anda dapat melihat daftar lengkap potensi hukuman yang dikeluarkan oleh HMRC di situs webnya

Pengarsipan dokumen membuat proses lebih cepat dan mudah bagi auditor karena mereka akan memiliki akses instan ke informasi yang mereka butuhkan, menghemat waktu dan kerumitan mereka (dan bisnis Anda).

Periode retensi

Secara hukum, bisnis Anda harus menyimpan dokumen tertentu untuk jangka waktu tertentu (dikenal sebagai periode retensi). Anda dapat membaca lebih lanjut tentang periode penyimpanan dokumen di sini.

Perangkat lunak manajemen dan pengarsipan dokumen yang kami gunakan di Russell Richardson memungkinkan pelanggan kami untuk melacak periode penyimpanan dokumen mereka dan tanggal dokumen dapat dimusnahkan. Ketika dokumen siap untuk dimusnahkan, Anda dapat dengan mudah memintanya melalui portal perangkat lunak.
Klaim hukum

Jika bisnis Anda digugat—baik oleh karyawan, pelanggan, atau bisnis lain—Anda mungkin diminta untuk memberikan dokumen tertentu untuk mendukung kasus Anda. Memiliki catatan yang mudah diakses dan terorganisir dengan baik akan memastikan bahwa Anda dapat memberikan informasi yang diperlukan sebagai bagian dari proses hukum apa pun.

3. Meningkatkan keamanan—hanya orang yang tepat yang dapat mengakses dokumen yang tepat

Saat Anda mengarsipkan dokumen digital, Anda dapat melindunginya dengan kata sandi sehingga hanya orang tertentu yang dapat mengaksesnya. Sistem manajemen dokumen membuat jejak audit sehingga Anda dapat melihat siapa yang telah mengakses, mengubah, atau menghapus file, dan menerima pembaruan waktu nyata.

File kertas yang diarsipkan lebih aman karena perusahaan pengelola dokumen Anda akan memastikan hanya karyawan yang memiliki izin yang dapat mengaksesnya. Perusahaan akan mengeluarkan file dari penyimpanan dan mengirimkannya ke orang yang disebutkan namanya di dalam bisnis Anda.

Portal online dan sistem pemindaian kode batang yang kami gunakan di Russell Richardson menciptakan jejak audit lengkap tentang kapan dan di mana file telah dipindahkan, diambil, atau dihancurkan.

Jika yang terburuk terjadi dan bisnis Anda terkena bencana alam yang menghancurkan dokumen format kertas, sistem manajemen dokumen elektronik akan sangat penting dalam proses pemulihan bencana Anda.

4. Menghemat ruang di kantor Anda

Pengarsipan dokumen menghemat ruang penyimpanan yang berharga di kantor Anda dengan menyimpan dokumen kertas di luar lokasi. Mengubah dokumen kertas menjadi format digital berarti Anda dapat menghancurkan salinan kertas (atau menyimpannya di luar lokasi) dan mengaksesnya melalui portal online yang aman. Atau, Anda dapat menyimpan dokumen kertas di luar lokasi tanpa mengubahnya menjadi versi digital dan tetap menghemat ruang di kantor Anda.

5. Ini mencegah Anda kehilangan data

Kehilangan dokumen penting dapat memiliki konsekuensi signifikan bagi bisnis Anda:

Penurunan produktivitas—bisa memakan waktu berjam-jam atau berhari-hari untuk memulihkan file yang hilang, yang berarti karyawan Anda tidak dapat bekerja. Semakin banyak dokumen yang hilang, semakin banyak downtime yang akan dialami bisnis Anda.
Hilangnya kepercayaan pelanggan—jika Anda salah menaruhkan file yang terkait dengan informasi pribadi pelanggan Anda, atau file tersebut dicuri, tidak hanya akan memengaruhi hubungan Anda dengan pelanggan tersebut, tetapi Anda juga dapat dikenai denda yang signifikan.
Melanggar hukum—jika Anda kehilangan informasi rahasia, atau orang tanpa otoritas mendapatkan akses ke informasi tersebut, bisnis Anda mungkin melanggar Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR). Ada beberapa kemungkinan konsekuensi untuk ini, termasuk tuntutan pidana dan denda yang signifikan.
Kerusakan pada reputasi Anda—kehilangan data dapat menyebabkan perhatian media yang tidak diinginkan dan merusak reputasi bisnis Anda.

Cara termudah untuk mencegahnya adalah dengan mengamankan dokumen Anda dengan mengarsipkannya dengan perusahaan pengarsipan dokumen tepercaya.