Berbagai Jenis Pengarsipan Data dan Mengapa Anda Harus Melakukannya

Berbagai Jenis Pengarsipan Data dan Mengapa Anda Harus Melakukannya post thumbnail image

Berbagai Jenis Pengarsipan Data dan Mengapa Anda Harus Melakukannya – Salah satu kualitas bisnis yang paling signifikan adalah mengembangkan rencana pengelolaan data jangka panjang. Mengidentifikasi persyaratan pelestarian data Anda dan memilih solusi data yang tepat membutuhkan banyak waktu dan kerja.

Berbagai Jenis Pengarsipan Data dan Mengapa Anda Harus Melakukannya

inarchive – Pengarsipan data adalah penyimpanan data yang tidak diubah untuk tujuan retensi jangka panjang dan kemungkinan penggunaan selanjutnya. Merupakan metode backup data untuk data yang jarang diakses namun tetap penting.

Solusi pengarsipan data dapat membantu Anda menghemat uang untuk penyimpanan dengan mengarsipkan data yang jarang digunakan. Persyaratan untuk pengarsipan data berkisar dari satu perusahaan ke perusahaan berikutnya. Tetapi pertama-tama, Anda harus memahami kriteria penyimpanan arsip.

Alasan pengarsipan data

Alasan penyimpanan data sangat bervariasi meskipun demikian, penyimpanan data dapat dibagi menjadi tiga kelompok.

Kepatuhan

Untuk memenuhi persyaratan peraturan dan audit, data yang direkam dalam kategori arsip kepatuhan disimpan. Data diarsipkan untuk tujuan kepatuhan dan disimpan sebagai bagian dari manajemen catatan perusahaan, manajemen risiko, dan rencana persiapan kepatuhan.

Email, pesan, file, catatan media sosial, dokumen bisnis, dan informasi lainnya adalah contoh data arsip kepatuhan. Data ini hanya diakses pada kesempatan langka dan hanya ketika audit atau permintaan dibuat.

Analitik

Kategori arsip analitik berisi data yang digunakan untuk pelaporan dan analisis. Data arsip Analytics lebih sering digunakan daripada arsip kepatuhan dan historis. Secara umum, volume data lebih besar, dan Anda mungkin menginginkan solusi pengarsipan analitis untuk mengambil data dengan benar.

Sejarah

Data yang diawetkan dalam kategori historis disimpan dalam arsip sebagai catatan bisnis. Sejumlah besar materi yang tidak dapat dihapus karena alasan bisnis yang berbeda termasuk dalam jenis data ini. Jarang sekali arsip sejarah dapat diakses. Untuk menyimpan catatan ini, Anda memerlukan solusi yang hemat biaya dan dapat diandalkan.

Baca Juga : Software Arsip Gratis Terbaik Untuk Windows

Jenis data elektronik yang diarsipkan

Catatan elektronik dan data elektronik datang dalam berbagai bentuk. Saat ini, banyak catatan elektronik, seperti email, dokumen pengolah kata, entri kalender, pesan instan, dan tautan antar dokumen hanya tersedia dalam bentuk elektronik atau digital. Berikut adalah beberapa jenis arsip yang mungkin perlu Anda simpan, pertahankan, atau arsipkan:

Metadata

Metadata adalah data tentang data. Ini memberikan informasi tentang sumber daya data, penggunaannya, dan perilakunya. Definisi metadata yang baik adalah informasi terstruktur yang menjelaskan data.

Metadata biasanya ditangkap, disimpan, dan dikelola oleh sistem arsip data dan digunakan untuk organisasi dan pengambilan data yang diarsipkan. Metadata biasanya mencakup informasi seperti siapa yang membuat data, kapan dibuat, bagaimana data dibuat, jenis data, dll.

Email

Pengarsipan email adalah proses menyimpan, mengamankan, mengindeks, dan mengambil pesan email untuk jangka waktu yang telah ditentukan. Saat email disimpan menggunakan solusi pengarsipan email , salinannya otomatis dikirim ke arsip email pusat.

Data dari email dapat diarsipkan untuk kepatuhan terhadap peraturan, mengosongkan ruang penyimpanan, atau untuk eDiscovery.

Data Transaksional

Data transaksional adalah data yang ditangkap oleh sistem ketika memproses transaksi. Data ini diambil untuk tujuan pencatatan dan biasanya disimpan pada penyimpanan non-volatile. Contoh: data yang ditangkap oleh sistem point-of-sale

Pesan teks

Pesan teks yang dikirim melalui SMS, pesan instan (IM), atau pesan media sosial (SMM), sering dikirim dan diterima di ponsel cerdas, dan ini perlu diarsipkan dengan aman sebelum mengizinkan pengguna untuk menghapusnya.

Halaman web, situs web, dan konten digital lainnya

Halaman web, situs web, dan konten digital lainnya adalah bentuk aset digital yang sulit diarsipkan. Mirip dengan email, snapshot halaman web perlu diambil dan disimpan sebelum dapat diarsipkan.

Biasanya, perayap akan menelusuri situs web dan mengarsipkannya, dan proses ini perlu diuji untuk menghindari pengarsipan duplikat atau tautan rusak.

File, dokumen, dan database

Saat ini, sebagian besar file dibuat dan disimpan dalam bentuk digital dan sering dibuat di komputer melalui aplikasi seperti perangkat lunak spreadsheet dan perangkat lunak pengolah kata.

Karena banyak file komputer adalah biner, mereka sering tidak dapat dilihat dan digunakan oleh orang-orang tanpa pengetahuan khusus. Pengarsipan file-file ini memerlukan penggunaan perangkat lunak khusus.

Log Sistem

Log sistem adalah file yang disimpan di sistem komputer yang merekam peristiwa atau aktivitas pada sistem itu. Biasanya, log sistem menyediakan riwayat kejadian, seperti kerusakan atau perubahan perangkat keras/lunak, yang telah terjadi.

Data Lama

Data lama adalah data yang dihasilkan dalam sistem atau versi perangkat lunak sebelumnya dan perlu dimigrasikan ke versi perangkat lunak saat ini.

Data lama biasanya adalah data lama, tetapi istilah ini terkadang digunakan untuk merujuk pada data yang tidak terkait dengan sistem database saat ini, atau data yang telah diarsipkan untuk penyimpanan jangka panjang.

Kesimpulan

Ada lebih banyak tipe data dan kategori data daripada yang telah kita bahas. Namun Anda dapat melihat mengapa sangat penting untuk melihat rencana pengelolaan data jangka panjang perusahaan Anda. Dengan paket ini, Anda akan dapat menemukan solusi yang sesuai untuk Anda, sehingga Anda dapat mengarsipkan data yang penting bagi Anda.