Alasan Kenapa Harus mengarsipkan email Anda

Alasan Kenapa Harus mengarsipkan email Anda post thumbnail image

Alasan Kenapa Harus mengarsipkan email Anda – Tidak semua email cukup penting untuk tetap berada di kotak masuk Anda, tetapi Anda mungkin juga tidak ingin menghapusnya. Apa yang harus Anda lakukan dalam situasi seperti ini? Gunakan arsip Gmail .

Alasan Kenapa Harus mengarsipkan email Anda

inarchive – Sebagian besar klien email memiliki folder arsip untuk pesan yang tidak penting bagi Anda saat ini tetapi dapat berguna untuk referensi nanti. Email yang diarsipkan adalah cara terbaik untuk memiliki kotak masuk yang bersih dan teratur tanpa menghapus apa pun.

Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari dasar-dasar folder arsip Gmail , di mana menemukannya, dan cara memanfaatkannya sebaik mungkin.

Apa yang terjadi ketika Anda mengarsipkan email?

Jika Anda ingin membersihkan atau mengatur kotak masuk, Anda memiliki beberapa opsi, termasuk menghapus pesan atau memindahkannya ke folder arsip Gmail . Jika Anda memilih opsi terakhir, Anda cukup memindahkan pesan dari Kotak Masuk ke folder lain Arsip .

Saat Anda mengarsipkan email, Anda menyimpannya untuk referensi di masa mendatang. Dan jika seseorang menanggapi email yang diarsipkan, itu akan muncul kembali di Kotak Masuk Anda. Pengarsipan adalah solusi terbaik untuk email yang Anda inginkan dari kotak masuk tetapi kemungkinan besar Anda akan membutuhkannya nanti.

Baca Juga : Fitur Perangkat Lunak Manajemen Arsip Data yang Hebat

Apa perbedaan antara menghapus dan mengarsipkan email?

Menghapus email akan mengirimkannya ke folder Sampah Anda. Itu akan tetap di sana selama 30 hari. Setelah jangka waktu ini, itu akan dihapus secara permanen dan tidak dapat diambil atau dilihat lagi.

Mengarsipkan email hanya akan menghapusnya dari Kotak Masuk Anda. Itu akan tetap begitu tanpa batas, tetapi tindakan itu dapat dibatalkan kapan saja.

Cara menghapus email yang diarsipkan di Gmail

Jika suatu saat Anda merasa tidak lagi membutuhkan email yang telah Anda arsipkan, Anda dapat menghapusnya dengan mudah.

Yang harus Anda lakukan adalah:

  • Temukan email yang diarsipkan.
  • Klik ikon “Hapus”.

Melakukan ini akan memindahkan email yang dipilih ke folder Sampah. Ingat saja, setelah 30 hari mereka akan hilang selamanya tanpa ada cara untuk mendapatkannya kembali.

Mengapa mengarsipkan email sejak awal?

Ada beberapa alasan mengapa Anda ingin mengarsipkan email Anda. Itu karena melakukannya:

  • Menyediakan kotak masuk yang lebih bersih dan mudah dikelola
  • Memastikan data penting tidak pernah hilang
  • Membuat data penting mudah dan cepat untuk diakses
  • Membantu bisnis Anda tetap patuh
  • Melindungi bisnis Anda dari potensi litigasi
  • Inilah sebabnya, meskipun berurusan dengan email mungkin menghabiskan 28% dari waktu produktif Anda , mengelolanya dengan cara yang efektif tetap penting. Lihat di bawah bagaimana Mailbird dapat membantu Anda melakukan hal ini.

Cara menemukan email yang diarsipkan di Gmail di Desktop

Jika Anda membuka akun Gmail dari PC, ada dua cara mudah untuk menemukan email yang diarsipkan.

Menggunakan folder Semua Surat

Jika Anda hanya melihat melalui kotak masuk Anda, Anda akan segera melihat bahwa tidak ada email yang diarsipkan muncul di sana. Itu karena, secara default, mereka disembunyikan oleh Google. Yang perlu Anda lakukan untuk melihat email yang diarsipkan adalah masuk ke folder Semua Surat.

Untuk melakukan ini:

  • Arahkan kursor ke ikon di kiri atas layar aplikasi Gmail.
  • Saat kursor Anda melayang di atas area ini, menu samping akan meluas.
  • Dengan menu samping diperluas, gulir ke bawah hingga Anda menemukan folder Semua Surat.
  • Klik folder ini.

Jika Anda mengarsipkan lusinan hingga ratusan email setiap hari, metode ini tidak ideal untuk Anda. Harus mengarsipkan secara manual setiap email penting (masuk dan keluar) akan membosankan dan menghabiskan banyak waktu. Untuk menghindari keharusan menyaring ratusan pesan, gunakan metode berikut sebagai gantinya.

Menggunakan bilah pencarian

Anda juga dapat menemukan email yang diarsipkan di Gmail dengan bantuan bilah pencarian. Untuk itu, Anda dapat:

  • Masukkan beberapa kata penting dari email yang Anda cari ke dalam bilah pencarian. Email dengan kata-kata itu akan muncul. Semakin banyak kata kunci yang Anda tulis, semakin sempit hasilnya.
  • Ketik ke dalam bilah pencarian “ -in:Sent -in:Draft -in:Inbox” -has:nouserlabels ”. Melakukan ini akan memunculkan daftar setiap email di dalam folder Terkirim, Draf, dan Kotak Masuk, serta semua di luar folder tersebut. Ini secara efektif melakukan hal yang sama seperti membuka folder Semua Surat, hanya dengan cara yang lebih memutar.

Cara menemukan email yang diarsipkan di Gmail di ponsel Anda

Menemukan email yang diarsipkan di ponsel tidak terlalu berbeda dengan di aplikasi PC Mail. Namun, antarmuka akan terlihat sedikit berbeda.

  • Cara menemukan email yang diarsipkan di Gmail di Android
  • Buka aplikasi Gmail.
  • Klik menu hamburger untuk memperluasnya.
  • Kemudian, pilih label Semua Surat atau gunakan fungsi pencarian untuk menemukan apa yang Anda cari.

Cara menemukan email yang diarsipkan di Gmail di iPhone

Meskipun Gmail tidak sepopuler pengguna iPhone, aplikasi ini masih tersedia di Apple App Store. Proses menemukan email yang diarsipkan mirip dengan proses di Android.

  • Buka aplikasi Gmail.
  • Klik menu hamburger untuk memperluasnya.
  • Ketuk label Semua Surat atau gunakan bilah pencarian.

Bagaimana Anda Secara Otomatis Mengarsipkan Email yang Telah Anda Balas?

  • Buka akun Gmail Anda dan cari ikon roda gigi di sudut kanan atas. Klik di atasnya dan pilih “Lihat semua pengaturan.”
  • Cari “Kirim dan Arsipkan” dan pilih “Tampilkan tombol “Kirim & Arsipkan” sebagai balasan. Kemudian, klik “Simpan perubahan” di bagian bawah halaman.

Saat Anda mengaktifkan pengaturan ini, tombol baru akan muncul saat Anda membalas email Anda. Ketika Anda mengklik tombol baru ini, itu akan mengirim balasan dan secara otomatis mengarsipkan pesan sebelumnya untuk Anda.

Namun, Gmail bukan satu-satunya platform yang menawarkan fitur inovatif ini. Beberapa klien email lain, seperti Mailbird , juga memungkinkan Anda mengarsipkan email dalam satu langkah saat membalas percakapan. Selain itu, Mailbird dikemas dengan fitur-fitur canggih lainnya yang akan sepenuhnya mengubah pengalaman email Anda!