7 Tren Pengarsipan Data: Yang Kami Harapkan di Tahun 2022 – Prognostikasi dan prediksi pada dasarnya cacat. Adakah yang benar-benar percaya Punxsutawney Phil adalah peramal cuaca yang andal? Dan berapa banyak dari kita, dalam prediksi kita tentang apa yang akan terjadi dalam teknologi hukum pada tahun 2020, mengantisipasi bahwa pandemi global akan menghentikan sementara masyarakat? Kami yakin tidak.
7 Tren Pengarsipan Data: Yang Kami Harapkan di Tahun 2022
inarchive – Tetap saja, organisasi tidak boleh bersikap pasif, berdiam diri dan menunggu untuk melihat apa yang akan terjadi selanjutnya. Seperti yang dikatakan Eisenhower, rencana tidak berguna, tetapi perencanaan sangat diperlukan. Dengan mengingat hal itu, inilah yang kami lihat di cakrawala untuk upaya pengarsipan data perusahaan.
Tren tahun 2022 dalam Pengarsipan Data
1) Masyarakat akan meminta pertanggungjawaban Korporasi atas pernyataan mereka.
Dalam sebuah gerakan yang telah dibangun secara bertahap selama bertahun-tahun, publik semakin meminta pertanggungjawaban korporasi atas pandangan mereka. Daerah seperti Baltimore telah mengajukan tuntutan hukum yang menyatakan bahwa perusahaan minyak dan gas terlibat dalam “kampanye pemasaran yang menipu dan sistematis yang dirancang untuk menyembunyikan bahaya bencana” bahan bakar fosil dan kontribusinya terhadap perubahan iklim. Satu kelompok lingkungan telah menggugat Coca-Cola dan produsen soda lainnya, menyatakan bahwa “Coca-Cola menipu publik dengan memasarkan dirinya sebagai produk yang berkelanjutan dan ramah lingkungan sambil ‘mencemari lebih banyak daripada perusahaan minuman lainnya.’”
Baca Juga : Panduan Untuk Pengarsipan Data Anda
Litigasi opioid telah membuktikan bahwa perusahaan harus menjawab pernyataan mereka. Hanya dalam satu dari ribuan kasus, juri baru-baru ini menyimpulkan bahwa “Teva Pharmaceuticals USA dan lainnya menyesatkan rakyat Amerika tentang bahaya sebenarnya dari opioid” dan karenanya bertanggung jawab atas gangguan publik.
Perusahaan harus memantau situs web mereka dan saluran komunikasi lainnya untuk memastikan mereka tidak membuat pernyataan palsu atau mempromosikan klaim pemasaran yang dapat disalahtafsirkan. Mereka juga harus siap membela iklan mereka dan menjelaskan bukti atau alasan pernyataan mereka. Memiliki arsip data lengkap dalam format read-only yang tidak dapat diubah dapat menjadi sangat penting untuk pertahanan perusahaan terhadap tuduhan iklan palsu.
2) Perusahaan harus bersiap menghadapi disinformasi.
Berita palsu ada di mana-mana dan terkadang, berita yang sebenarnya sangat aneh sehingga terlihat palsu. Membedakan antara fakta dan fiksi semakin sulit. Misalnya, satu video baru-baru ini yang beredar di media sosial mengeluarkan komentar dari Perdana Menteri Kanada Justin Trudeau sepenuhnya di luar konteks. Video tersebut menunjukkan dia berkata, ” menyerang hak fundamental Anda atau membatasi hak fundamental Anda, dan … kami masih akan melanjutkan dan melakukannya.”
Sementara Trudeau mengatakan kata-kata itu, video tersebut menghilangkan konteks yang diperlukan: Trudeau menjelaskan penentangannya terhadap klausul meskipun dalam Piagam Hak, bukan menyatakan dukungannya untuk itu. Namun untuk memahami hal ini, Anda harus menggali lebih dalam dan memahami hal-hal kecil dalam Pasal 33 Piagam Hak Asasi Manusia. Ketika orang dapat memanipulasi media dan suara yang menyajikan konteks penting, bagaimana orang bisa membedakan antara apa yang dikatakan seseorang dan apa yang tidak?
Arsip, begitulah. Perusahaan akan, sekali lagi, membutuhkan arsip yang tidak dapat diedit dari apa yang mereka katakan sehingga mereka dapat menunjuk ke versi asli dari sebuah pernyataan atau konteks lengkapnya jika pernyataan tersebut kemudian dipelintir atau disalahgunakan ke konteks yang berbeda.
3) Seiring dengan tumbuhnya peran chief privacy officer, CEO tidak akan dapat menyangkal pengetahuan tentang kebijakan data mereka.
Dengan berkembangnya undang-undang privasi data yang akan kita bicarakan lebih lanjut sebentar lagi, perusahaan memberikan lebih banyak wewenang dan tanggung jawab kepada kepala privasi mereka. Sebagai bagian dari gerakan tersebut, kepala petugas privasi semakin melapor langsung kepada CEO mereka.
Itu berarti bahwa CEO tersebut tidak lagi dapat menyangkal pengetahuan langsung tentang kebijakan data organisasi mereka secara wajar. Jika sebuah perusahaan mengumpulkan data pribadi dari pelanggan atau pengunjung dan menggunakan atau menjual data tersebut, CEO yang telah bertemu dengan kepala petugas privasi selama bertahun-tahun tidak akan dapat mengklaim penyangkalan yang masuk akal tentang tindakan tersebut.
Perusahaan perlu memiliki kebijakan data yang jelas dan transparan yang Anda duga diarsipkan dalam format yang tidak dapat ditulis ulang untuk membuktikan apa yang mereka lakukan dengan data dan bagaimana mereka memberi tahu pelanggan tentang hak dan tanggung jawab mereka terkait data mereka.
4) Undang-undang privasi data akan lebih diterapkan dalam konteks SDM.
Yurisdiksi terus mengeluarkan lebih banyak undang-undang dan peraturan privasi data setiap tahun, tetapi perlindungan yang dihasilkan untuk konsumen di AS sejauh ini mengecewakan. Ketika seseorang yang mengunjungi situs atau melakukan satu pesanan meminta penghapusan data mereka, perusahaan dapat dengan mudah mengklaim bahwa mereka tidak memiliki data atau dapat memisahkan data tersebut daripada menghapusnya sepenuhnya.
Tetapi lebih sulit bagi perusahaan untuk menyangkal pengetahuan tentang seseorang yang melamar pekerjaan di perusahaan itu atau yang pernah bekerja di sana, meski hanya sebentar. Jika pelamar atau mantan karyawan meminta data mereka, perusahaan akan memerlukan cara untuk mencari dengan cepat dan akurat melalui arsip data SDM mereka untuk mengidentifikasi dan menyediakan, mengedit, atau menghapus data yang mereka miliki tentang individu. Itu berarti perusahaan membutuhkan catatan yang lebih baik dan membutuhkan catatan tersebut agar sangat mudah dicari.
5) Perusahaan yang memantau karyawannya dari jarak jauh mungkin perlu membuktikan bahwa mereka telah memberikan pemberitahuan kepada karyawannya dan/atau bahwa mereka telah memperoleh persetujuan untuk pemantauan tersebut.
Pemantauan karyawan telah berkembang pesat selama pandemi COVID-19, memberi pemberi kerja akses yang belum pernah terjadi sebelumnya ke rumah karyawan mereka dan membuat beberapa negara bagian mempertimbangkan perlindungan karyawan. New York baru-baru ini mengesahkan undang-undang yang mewajibkan pemberi kerja yang melakukan pemantauan elektronik terhadap karyawan jarak jauh mereka harus memberikan pemberitahuan tentang niat mereka untuk melakukannya.
Negara bagian seperti Connecticut dan Delaware mengharuskan karyawan secara aktif menyetujui pemantauan tersebut, setidaknya saat bekerja di kantor. Tapi bagaimana undang-undang itu berlaku untuk pekerja jarak jauh? Bisa dibilang, semua status persetujuan dua pihak atau semua pihak memerlukan persetujuan untuk pemantauan jarak jauh.
Jika perusahaan Anda perlu membuktikan pemberitahuan dan/atau persetujuan, Anda memerlukan yang berikut ini:
- Arsip abadi untuk membuktikan bahwa Anda memiliki kebijakan pemantauan karyawan yang terdokumentasi,
- Dan bahwa Anda telah memberikan semua pemberitahuan yang diperlukan dan memperoleh persetujuan yang diperlukan.
6) Perusahaan yang masih memiliki software on-premise dan solusi penyimpanan data akan semakin memindahkan sistem tersebut ke cloud (atau setidaknya mencadangkannya di cloud).
Banyak organisasi masih memiliki sistem lama yang hanya beroperasi di tempat. Sistem tersebut sering kali berisi sejumlah besar data historis penting yang tidak ingin hilang secara permanen oleh perusahaan. Tapi mereka berisiko hal itu terjadi selama data hanya ada di sistem lokal lama tersebut.
Saat tidak ada orang yang dapat mengakses data secara lokal di kantor atau saat sistem yang menyimpan data tersebut rusak tanpa ada yang tersisa untuk menyediakan pemeliharaan atau dukungan, perusahaan mungkin menyadari bahwa sudah terlambat untuk mengekstrak data mereka demi penyimpanan online yang lebih aman. Perusahaan proaktif menutup loop tersebut dengan memigrasikan penyimpanan data lokal ke cloud, menciptakan kembali arsip data yang aman, terkontrol akses, dan tahan masa depan yang dapat digunakan organisasi dari mana saja.
7) Aplikasi perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) akan terus tumbuh dan beragam.
Sebagian besar perusahaan sudah menggunakan lebih dari 100 aplikasi SaaS berbeda untuk mengelola dan menyelesaikan pekerjaan mereka. Aplikasi tersebut telah berevolusi untuk menyertakan aplikasi obrolan, alat manajemen proyek, solusi penyimpanan data, alat konferensi video, aplikasi manajemen tiket, alat dukungan pelanggan, dan banyak lagi. Alat-alat ini akan terus berkembang menjadi lebih penting dan untuk mengelola lebih banyak pekerjaan sehari-hari organisasi dan karyawannya.
Mengambil tangkapan layar dari data tersebut bukanlah pendekatan yang memadai untuk pengarsipan yang berarti perusahaan memerlukan solusi pengarsipan yang dapat menangkap konten lengkap dan konteks informasi yang disimpan dalam alat berbasis browser ini.